La mayor competencia en el mercado anima a las empresas a optimizar mejor sus recursos, garantizar la satisfacción del cliente y mejorar la productividad.
Una solución de planificación de recursos empresariales (ERP) ayuda a las organizaciones manufactureras a optimizar sus operaciones comerciales para impulsar el crecimiento.
Seleccionar un sistema ERP es una tarea compleja y laboriosa que requiere una investigación exhaustiva y la evaluación de múltiples opciones. Es fundamental garantizar que la implementación de un ERP se traduzca en operaciones optimizadas y visibilidad de datos en tiempo real.
Una vez que haya elegido el software ERP adecuado para las necesidades de su negocio, el siguiente paso es la implementación. Pero, ¿qué es exactamente la implementación y qué implica?
¿Qué es la implementación de ERP?
La implementación de un sistema ERP es un proceso que consiste en instalar el software, transferir los datos de la empresa al nuevo sistema, configurar los usuarios y los procesos, y capacitar a los empleados sobre cómo utilizar el nuevo software.
Los procesos de implementación de un sistema ERP constan de diferentes etapas : identificar los objetivos y establecer la meta, planificar, supervisar y medir el ritmo de progreso, recopilar los requisitos detallados para satisfacer las necesidades de los clientes, implementar el software y llevar a cabo los procesos posteriores a la puesta en marcha.
Según la encuesta de Robbins-Gioia (2001), el 51% de las empresas consideraron que su implementación no había tenido éxito.
Puede deberse a que eligieron un sistema ERP inadecuado para su organización o, quizás, a que seleccionaron al socio de implementación equivocado. La implementación de un ERP puede llevar semanas, meses o incluso años, dependiendo del tamaño, la naturaleza y los requisitos de la empresa.
Para una implementación exitosa, es necesario trabajar diligentemente y comprender los puntos débiles que se deben superar para evitar:
1. Seleccionar el software ERP incorrecto
El problema es que la mayoría de las empresas compran sistemas ERP sin evaluarlos adecuadamente ni conocer las necesidades de la organización.
La solución : Cada empresa es única, con diferentes necesidades tecnológicas, operaciones y procesos. Seleccionar un sistema ERP es un proceso tedioso, que consume mucho tiempo y puede resultar abrumador, ya que requiere evaluar múltiples opciones que se ajusten a las necesidades de su negocio.
Capterra investigó y descubrió que aproximadamente el 33 % de los compradores de ERP no probaron el software antes de invertir en él. Además, se informó que el 22 % de las empresas compraron el primer software ERP que evaluaron. Esto puede ser fatal tanto para los compradores como para los proveedores. Si evalúa las soluciones ERP y dedica tiempo a analizar cómo pueden ayudarle a alcanzar sus objetivos, reducirá los costos adicionales de personalización y el tiempo de implementación.
2. Mala planificación
El problema es que las empresas no comprenden la cantidad de dinero, tiempo y recursos que se requieren.
La solución : Ya sea en términos de recursos humanos o financieros, siempre es recomendable crear una hoja de ruta desde el principio. Es fundamental asegurarse de no omitir ningún paso para garantizar una implementación exitosa.
Es importante identificar los objetivos reales de la implementación de un sistema ERP y las áreas que se beneficiarán de ella. Asimismo, la falta de definición adecuada de los objetivos y la escasa atención a los mismos generan costes adicionales innecesarios.
Debido a una mala planificación, el 63% de las implementaciones de ERP alcanzaron precios exorbitantes y, en promedio, el tiempo de implementación se retrasó cuatro meses con respecto a la fecha prevista, según el informe de ERP de 2014.
3. Reticencia a adaptarse
El problema es que no todos los empleados de su empresa se sentirán cómodos con el nuevo software ERP.
La solución : Los empleados de cualquier organización tienden a resistirse al cambio. Han estado trabajando con el sistema anterior y se sienten cómodos con él. Es importante que los usuarios también aprendan a familiarizarse con el nuevo sistema ERP, brindándoles capacitación sobre su necesidad, beneficios y uso.
El ERP es un activo intangible que aumentará la productividad de la empresa al unificar los datos en un solo sistema y hacerlos accesibles a todos los departamentos, independientemente de su ubicación. Sus empleados deben comprender esto y estar interesados en aprender a usarlo. Un liderazgo sólido durante la implementación puede fomentar el entusiasmo de los empleados por el sistema ERP y mejorar la calidad de la implementación.
4. Las PYMES no se centran en la progresión futura del negocio.
El problema es que las organizaciones no comprenden la necesidad ni el alcance de los sistemas ERP.
La solución : ¿Cuál es el motivo para implementar el software? Sin duda, se prevé crecimiento empresarial, mayor productividad y mejores resultados. Sin embargo, toda pequeña y mediana empresa debe definir claramente sus procesos operativos para determinar cómo la solución ERP puede beneficiar a su negocio. Es necesario establecer objetivos específicos para poder colaborar con el proveedor y garantizar el logro de los mismos.
Por ejemplo, conviene conocer las ventajas y desventajas de la implementación en la nube frente a la implementación local. Si se opta por un sistema en la nube, es fundamental comprender sus requisitos previos, como una conectividad a internet adecuada, pagos por suscripción, implementación remota, etc.
Para la implementación local, debe tener en cuenta los costos iniciales, el personal de TI especializado necesario y el hecho de que necesitará servidores actualizados.
Tómese el tiempo necesario para evaluar sus necesidades y, a continuación, seleccione el tipo de implementación que mejor se adapte a los requisitos específicos de su negocio.
5. Transferencia de conocimientos y formación
El problema : la mayoría de las implementaciones de ERP no logran ofrecer resultados productivos. Las razones pueden ser una personalización inadecuada, personal mal capacitado, ambas cosas o algún otro factor.
La solución : Según un estudio de Panorama Consulting, el 21 % de las implementaciones de ERP fracasan por las razones mencionadas. Huelga decir que la capacitación es uno de los aspectos más importantes del proceso de implementación de un ERP para garantizar que el personal pueda utilizar el software de manera efectiva.
Con un buen conocimiento del funcionamiento del sistema ERP, podrá identificar las deficiencias de la organización y rediseñar sus procesos de negocio. Al brindarles la capacitación adecuada, los usuarios aprenderán a utilizar el sistema ERP con mayor rapidez y confianza.
Si tiene alguna pregunta sobre el proceso de implementación de ERP o si desea obtener más información sobre cómo funciona una implementación de ERP, no dude en ponerse en contacto con nosotros en info@optiproerp.com.
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